Todos los Trabajos
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Administrador de permisos y asistente de despacho Right Away Home Services - Tampa

Administrador de permisos y asistente de despacho

Tiempo completo • Right Away Home Services - Tampa
Beneficios:
  • Salario competitivo
  • Seguro dental
  • Descuentos para empleados
  • Seguro de enfermedad
  • Oportunidad de avance
  • Tiempo libre remunerado
  • Formación y desarrollo
  • Seguro de visión
Administrador de permisos y asistente de despacho
Plataforma global de empleo: Hales-AC (nómina)
Unidad de negocio atendida: Servicios a domicilio de inmediato (Hales-AC - San Petersburgo; Servicios de control de clima - Boynton Beach; Abraham-AC – Broward)
Ubicación: En el sitio: centro de llamadas de Tampa (sin control remoto)
Horario: De lunes a viernes, de 6:30 a. m. a 4:00 p. m. (almuerzo no remunerado de 1 hora): hora de inicio no negociable (función esencial)
Compensación: base de $ 55,000 / año (no exento; horas extras pagadas por horas superiores a 40 / semana) + dos semanas de vacaciones por póliza
Estado de la FLSA: No exento (elegible para horas extras). Las horas programadas suman un total de 42.5 / semana, incluido un almuerzo no remunerado de 1 hora.

Acerca del rol

Este rol híbrido posee permisos y cierre de inspección para proyectos de HVAC en los condados de Hillsborough, Pinellas, Pasco, Sarasota, Manatee, Palm Beach y Broward y se desempeña como despachador asistente para todas las marcas de Right Away Home Services. El comienzo temprano es esencial para (1) procesar las ventas previas a la noche para obtener permisos de instalación el mismo día y (2) completar las tareas de despacho de la mañana para que los técnicos estén listos para las primeras llamadas antes de las 8:00 a.m.

Lo que harás

A) Permisos y cumplimiento (≈70%)

  • Solicitar y administrar permisos mecánicos con las AHJ del condado/municipales; pagar tarifas; cargar la documentación requerida (por ejemplo, referencias AHRI, especificaciones del equipo, detalles de amarre/aprobaciones de productos, declaraciones juradas de energía/código, formularios de cambio).
  • Aviso de inicio (NOC): coordinar la firma y la certificación notarial del propietario, registrar con el secretario cuando sea necesario y garantizar la publicación en el sitio antes de la primera inspección; Seguimiento de vencimientos/enmiendas.
  • Programar, rastrear y cerrar inspecciones (incluidas las opciones el mismo día / al día siguiente cuando estén disponibles); resolver las etiquetas rojas coordinando las correcciones y la reinspección; Utilice programas de inspección virtual/de video cuando sea compatible.
  • Asegúrese de que las tarjetas/registros de permisos y cualquier NOC requerido estén disponibles para los inspectores en el formato que especifique cada AHJ (algunos aún requieren la exhibición de tarjetas en el sitio).
  • Trabaje con fluidez en los principales portales de Florida que usará semanalmente:

    • Hillsborough - HillsGovHu
    • Pinellas — Portal de acceso
    • Pasco — Accela
    • Sarasota — Accela (inspecciones virtuales disponibles para cambios de aire acondicionado)
    • Manatee — Portal de servicios en línea
    • Condado de Palm Beach - ePZB
    • Broward (condado y ciudades) — ePermissions OneStop/LauderBuild/eTRAKiT (según corresponda)
  • Informes y análisis de causa raíz: mantenga paneles para permisos abiertos, antigüedad, inspecciones fallidas/parciales y razones de bloqueo superior (por ejemplo, falta de AHRI/NOA, NOC no publicado, emparejamiento de equipos, acceso). Entregar un informe semanal a Operaciones y al GM con acciones por ubicación (Hales-AC, Climate Control Services, Abraham-AC).

B) Despacho Asistente (≈30%)

  • Comience a las 6:30 a.m. todos los días para:
    1. Asigne las primeras llamadas a los técnicos adecuados (habilidades, territorio, garantía/devolución de llamada frente a facturable, rentabilidad/tasa de cierre),
    2. Confirmar o reprogramar citas de clientes, y
    3. Cierre los trabajos del día anterior en el sistema con notas completas antes de las 8:00 a.m. para que los informes de las 9:00 a.m. sean precisos.

  • Gestión de tableros: mantenga los tableros de despacho llenos asociándose con el Centro de Contacto; Prepare listas de llamadas salientes (visitas de membresía adeudadas, clientes inactivos de >12 meses, reverificaciones de garantía, campañas estacionales) y realice un seguimiento de los resultados.
  • Enrutamiento de calidad: marcar devoluciones de llamada y correcciones de etiquetas rojas al técnico/líder correcto; coordinar partes; Deje notas claras para el campo y la administración.
  • Disciplina de cierre: no hay trabajos sin cerrar después del límite diario.
  • KPI que posee: llenado del tablero antes de las 7:45 a.m.; cero trabajos sin cerrar a las 8:00 a.m.; captura / respuesta de devolución de llamada; preparación para la primera llamada; Tiempo de entrega de permisos/inspecciones para la instalación programada.

Lo que traes

Obligatorio

  • 2+ años Experiencia en permisos de HVAC / mecánicos o de construcción en Florida (se prefiere en varias jurisdicciones).
  • Conocimiento práctico de los flujos de trabajo de NOC (firma del propietario, notarización, registro, publicación antes de la primera inspección) y programación de inspecciones locales.
  • Dominio de los portales de permisos electrónicos de Florida (por ejemplo, Accela/HillsGovHub/ePZB/ePermissions OneStop) y Excel/Google Sheets para la elaboración de informes.
  • Ejecución matutina: inicio confiable a las 6:30 a.m .; capaz de procesar ventas/permisos nocturnos y publicar actualizaciones matutinas a tiempo.
  • Notas escritas claras y concisas; teléfono / correo electrónico profesional con AHJ y clientes.

Preferible

  • Experiencia de despacho en HVAC, plomería o reparación de electrodomésticos.
  • Familiaridad con las certificaciones AHRI, las aprobaciones de productos de Florida / NOA y las declaraciones juradas de refrigerante A2L (cuando sea necesario).
  • Experiencia con programas de inspecciones virtuales/remotas (por ejemplo, Sarasota/Palm Beach).

Herramientas que usarás

  • Portales de permisos electrónicos del condado / ciudad (consulte la lista anterior).
  • Software de servicio de campo/despacho de la empresa, VoIP, mensajes de texto, correo electrónico.
  • Excel/Hojas de cálculo para cuadros de mando de KPI y resúmenes ejecutivos semanales.

Entorno de trabajo y requisitos físicos

  • En el lugar en Tampa a las 6:30 a.m. todos los días (función esencial).
  • Viajes ocasionales dentro de Florida (St. Petersburg, Boynton Beach, Broward) para visitas de capacitación/agencias.
  • Capacidad para levantar archivos/cajas de oficina de hasta 20 libras.

Cómo se ve el éxito (30/60/90)

  • Día 30: Paneles en vivo para permisos abiertos/antiguos, tasas de aprobación/reprobación y principales razones de estancamiento por ubicación.
  • Día 60: Plantillas estandarizadas de paquetes de cambio por condado (marcadores de posición de autenticación del propietario de AHRI/NOA/NOC).
  • Día 90: <10% de fallas de inspección por problemas de administración / documentos; la mesa de la mañana se llenó a las 7:45 a.m.; Todas las llamadas cerraron a las 8:00 a.m. durante tres semanas consecutivas.





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